Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn bao lâu?

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang đến rất gần, đây cũng là thời điểm mà các doanh nghiệp cần phải gấp rút tìm hiểu các quy định về hóa đơn điện tử để đảm bảo việc triển khai sử dụng được tốt nhất. Một trong những vướng mắc còn gặp phải hiện nay của các doanh nghiệp đó chính là việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải lưu trữ trong bao lâu thì mới có thể tiêu hủy được? Cùng tìm hiểu rõ về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn là một trong những chứng từ quan trọng thường được doanh nghiệp sử dụng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Chính vì vậy, đối với hóa đơn, việc lưu trữ là khâu vô cùng quan trọng đã được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật. Đối với hóa đơn giấy, việc lưu trữ hóa đơn giấy trong các doanh nghiệp thường diễn ra hoàn toàn theo cách thủ công, tức là lưu trữ các bản hóa đơn giấy tại kho lưu trữ. Đây cũng là nhược điểm lớn khiến cho hóa đơn giấy dễ bị thất lạc, bị mất, cháy, mối mọt, hỏng hóc. Do vậy, rất nhiều trường hợp các kế toán, doanh nghiệp bị xử phạt vì hành vi làm mất, cháy, hỏng hóc hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử sau khi được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian thì tổ chức này phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã được quy định rõ ràng, đối tượng người bán, người mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp phải có trách nhiệm sao lưu giữ liệu ra các vật mang tin như bút nhớ, đĩa CD, DVD, đĩa cứng, hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.

lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo luật kế toán quy đinh, các chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê… phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Như vậy, dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ hóa đơn cũng phải tuân theo quy định của luật kế toán, tức là phải được lưu trữ ít nhất 10 năm.

Quay lại vấn đề với hóa đơn giấy, với thời hạn lưu trữ 10 năm thì việc lưu trữ hóa đơn với các doanh nghiệp thực sự là bài toán nan giải khi các vấn đề về mối mọt, hỏng hóc hóa đơn luôn thường trực. Do vậy, thường ảnh hưởng lớn đến việc tuân thủ các quy định pháp luật của doanh nghiệp.

Cách lập giấy nộp tiền nộp thay trên hệ thống thuế điện tử

Cách xử lý lỗi không gửi được tờ khai thuyết minh báo cáo tài chính

Đối với hóa đơn điện tử thì nhờ khả năng lưu trữ trên hệ thống của doanh ngiệp, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử nên sẽ đảm bảo việc lưu trữ tốt nhất, tránh tình trạng hỏng hóc, thất lạc hóa đơn. Chưa kể, đối với việc tìm kiếm, xuất hóa đơn, tra cứu hóa đơn cũng trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Việc lưu trữ bằng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ kế toán trong quá trình thống kê, truy cứu hóa đơn lâu năm.

Tuy nhiên, để việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tốt nhất, đảm bảo không bị đánh cắp dữ liệu, các doanh nghiệp cần phải tìm kiếm đối tác cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để có thể hợp tác phát triển lâu dài, đảm bảo công nghệ lưu trữ hóa đơn được diễn ra tốt nhất.

Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp hiện nay. Chúc các doanh nghiệp sẽ chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử một cách thành công, dễ dàng và thuận tiện.

 

Rate this post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *